Bylaws

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T IM B E R P IN E S P I C K L E B A L L C L U B B Y - L A W S A m e n d e d a n d R e st a te d D e c e m b e r 2 2 02 0

,

A r t i c l e I : N a m e

T h e n a m e o f t hi s o r g a n i z a t i o n sh a ll b e k n o w n a s T im b e r Pi n e s P i c k l e b a ll C l u b (" C l u b " )

.

A r t i c l e I I : P u r p o s e

T h i s o r ga n i z a ti o n i s d e v o te d t o th e d ev e l o p m e n t o f pi c k l e b a l l a s a m e a n s o f h e a lthf u l r e c r e a ti o n

, m a in t e n a n c e o f f a i r p l a y a n d g o o d sp o r t sm a n ship . It s r o l e i s t o c o n d u c t p i c k l e b a ll a c ti v ity a n d

,

e n c o u r a g e a n a tm o sp h e r e o f s o c i a bi lit y f o r a ll r e si d e n t s .

A r t i c l e I I I : e m b e r s h ip

M

M e m b e r ship i s o p e n to a n y r e s id e n t o r r e n te r i n t h e T imb e r P i n e s C o m m u n it y A s s o c i a t i o n

(T P C A ) a n d th e i r o v e r n i ght h o u s e gu e s t s a s a pp r o v e d b y th e T P PC B o a r d o f D i r e c t o r s A

.

,

m e m b e r i n g o o d s t a n di n g i s o n e w h o s e c u r r e n t C l u b d u e s a r e p a id a n d w h o c o m p li e s w it h th e

C l u b ' s B y - l aw s .

A r t i c l e I V : B o a r d o f D i r e c t o r s

S e c ti o n 1 : O r g a n i z a ti o n

A . T h e e n ti r e m a n a g em e n t o f th Cl it i a n d a s s e t s sh a l l b e v e st e d i n th e B o a r d o f

D i r e c t o r s (" B o a r d " ) c o n s ist i e g o ufb , s a (ff7a) r s , - t o r s a ll o f w h o m m u st b e m m b e r s i

n s e v e n D u e c e n

, ,

g o o d st a n di n g .

B T h e e l e c t i o n o f t h e D i r e c t o r s o f t h e B o a r d s h a ll b e h e l d a t th e A n n u a l M e m b e r s ' M e e t i n g

.

a n d sh a ll b e d e t e r m i n e d by a p l u r a lit y v o t e o f th e m e mb e r s i n g o o d st a n di n g i n p e r s o n a t

t h e A n n u a l M e m b e r s ' M e e t i n g

.

C . A t th e fi r st e l e c ti o n o f D i r e c t o r s a ft e r th e d a te o f a d o pt i o n o f th e s e A m e n d e d a n d R e st a t e d

B y - l a w s t hr e e (3) D i r e c t o r s s h a l l b e e l e c t e d to s e r v e f o r a th r e e (3) y e a r t e r m t w o

, ,

D i r e c t o r s f o r a t w o (2) y e a r t e r m a n d t w o (2) D i r e c t o r s fo r a o n e (1) y e a r te r m .

T h e r e a ft e r a t e a c h A n n u a l M e m b e r s ' M e et i n g D i t o r s sh a ll b e e l e c t e d f o r a t e r m o f

r e c

, ,

th r e e (3) y e a r s .

D . T h e B o a r d s h a l l w ithi n thir t y (30) da y s p r e c e di n g th e A n n u a l M e m b e r s ' M e e ti n g

app o i n t a N o m i , t i n g C mm itt e e f th r e e (3) m e m b e r s t m th o n e o f w h ,m w i ll

n a o o n o o r e a n o

,

b e a D i r e c t o r

.

E . A ll d e ci s i o n s o f th e B o a r d sh a ll b e b y m aj o r it y v o t e o f th e D n e c to r s p r e s e n t e x c e p t

w h e r e o th e r w i s e p r o v i d e d i n th e s e A m e n d e d a n d R e st a t e d B y - l a w s .

Se c ti o n 2 : D u t i e s a n d R e sp o n sibi lit i e s

A E l e ct fr o m it s M em b e r s a P r e s id e n t a V i c e P r e sid e n t a Se c r et a r y a n d a T r e a s u r e r

  • , , ,

a n n u a lly a t th e a n n u a l m e e ti n g o f t h e B o a r d (th e " A n n u a l B o a r d M e e ti n g" ) a f t e r th e

A n n u a l M e m b e r s ' M e e t i n g

.

B . A u th o r i z e th e P r e s id e n t t o a p p o i n t C o m mi t t e e s th a t i n th e j u d g m e n t o f th e B o a r d a r e

, ,

n e c e s s a r y f o r th e p r o p e r m a n a g e m e n t o f th e C l u b t o d e fi n e a n d d e l e g a t e th e du ti e s a n d

r e sp o n sibi lit i e s o f s u c h C o m m itt e e s .

C . E st a bli sh m e mb e r ship du e s a n d t h e s c h e du l e f o r p a y m e n t

.

D . R e m o v e a D i r e c t o r fr o m th e B o a r d fo r c a u s e . F o r e x a mp l e th e ab s e n c e o f a D i r e c t o r

,

f r o m fo u r (4) c o n s e c u ti v e m e e ti n g s o f th e B o a r d w it h o u t p e r m i s si o n o f th e B o a r d o r th e

P r e s id e n t sh a ll b e c o n s id e r e d s u f fi c i e n t c a u s e f o r r e m o v a l

.

E . D i r e c t th e P r e si d e n t t o c a ll sp e c i a l m e e i n g s o f t .

t h e Cl u b

F . A u t h o r i z e th e B o a r d P r e s id e n t t o h a v e th e fi n a n c i a l r e c o r d s o f t h e C l u b a u dit e d a t t h e e n d

  • f e a c h c a l e n d a r y e a r by a n a c c o u n ta n t o r a n A u dit C o mm itt e e c o n si st i n g o f C l u b

,

m e mb e r s i n g o o d s t a n di n g .

G . E l e c t f r o m i t s m e m b e r s r e pl a c e m e n t s f o r v a c a t e d O ffi c e r p o si ti o n s .

A r t i c l e V : O fif c e r s

Se c t i o n 1 : E l e c t e d O ffi c e r s

E l e ct e d O ffi c e r s a r e P r e s id e n t V i c e P r e s id e n l e c t e d by th B o a r d f D i r e c to r s a t t h e A n n u a l B o a r d,M e e ti n g fo l l o wt , iSn e c r e ta r y , a n d TMr e a s u r e r , eM e e t i n g e o

g A n n u a l e m b e r s ' .

th e

,

Se c t i o n 2 : Q u a l ifi c a ti o n s

A n y m e mb e r i n g o o d s ta n di n g

Se c t i o n 3 : T e r m o f O ffi c e

A ll Offi c e r s sh a l l h o l d o ffi c e fo r a p e r i o d o f o n e ( 1) y e a r

S e c t i o n 4 : V a c a n c y

A n y v a c a n c y o f a n O ffi c e r sh a ll b e fi ll e d b y a D i r e c t o r .

S e c t i o n 5 : D u ti e s

A T h e P r e si d e n t sh a l l

.

1 . p r e sid e a t al l m e e t i n g s o f th e m em b e r sh ip a n d B o a r d o f D i r e c to r s

2 . a p p o i n t C o mm itt e e s L i a i s o n s a n d L e a d e r s

,

3 p r e p a r e a g e n d a s fo r m e e t in g s

.

4 b e a n e x - o ffi c i o m e mb e r o f a ll C o mmit te e s

.

5 . f u lfil l o th e r d u ti e s a s a s sign e d

B T h e V i c e Pr e s id e n t sh a ll

.

1 a s si st th e Pr e si d e n t

.

2 f u lfil l o fh e r d u ti e s a s a s si gn e d

.

C . T h e Se c r e t a r y sh a ll

1 r e c o r d t h e m i n u te s o f m e e ti n g s o f th e C l u b

.

2 . p o s t th e s la t e o f n o m i n e e s f o r o ffi c e a t l e a st o n e w e e k p r i o r t o th e a n n u a l e l e c ti o n 3 . p r e p a r e c o mm un i c a t i o n w ith T imb e r Pi n e s (Fr i d a y F l a sh m o n thl y B u l l e t in )

,

4 e n t e r n e w a n d r e n e w i n g m e mb e r s i n to m emb e r sh ip d a t a b a s e in t h e C lu o n li n e

b

.

s o ft w a r e m a n a g e m e n t sy s t e m a n d s e n d du e s t o T r e a s u r e r

5 . s e n d m e m b p i n fo r i w e r to p d a t e w eb si te

e r s hi m a t o n t o ebm a st u

Pa g e PAGE3 o f NUMPAGES6

6 e m a i l a w e l c o m e l e tt e r t o a ll n e w m e m b e r s

.

7 . c o m m u n i c a t e w i th th e m e m b e r sh i p a s r e q u e s t e d by a D i r e c t o r

8 . m a i n t a i n w r it t e n i n v e n to r y o f e q u ip m e n t

9 . f u l fi ll o t h e r d u t i e s a s a s si gn e d

D T h e T r e a s u r e r sh a ll

.

1 m a i n t a i n th e C l u b ' s fi n a n c i a l r e c o r d s

.

2 . o v e r C lu b fu n d s

m a i n ta i n c o n tr o l

3 . p r e p a r e fi n a n c i a l r e p o r t s a n d b u dg e t s a s r e qu e st ed by th e r e sid e n t

P

4 . t m e mb e r s p t

m a i n t a i n a c u r r e n hi l i s

5 b e th e L i a i s o n to th e Fi n a n c e C o m m itt e e

.

6 s u bm it a y e a r - e n d fi n a n c i a l r e p o r t a t t h e A n n u al M e mb e r s ' M e e ti n g

.

7 . o ti e s a s a s s ig n e d

fu lfi ll fh e r du

A r t i c l e V I : M e e ti n g s

S e c ti o n 1 : A n n u a l M e mb e r s ' M e e t i n g

Wil l b e h e l d e a c h y e a r i n M a r ch . T h e Se c r e ta r y sh a l l p o s t th e a g e n d a 30 d a y s p r i o r t o th e

m e e t i n g . o m i n a t i o n s f o r o p e n D i r e ct o r s ' p o sit i o n s w i ll b e v o t e d o n a t t hi s m e e ti n g .

N

Se c t i o n 2 : Sp e c i a l C l u b M e e t i n g

M a y b e c a ll e d b y th e P r e si d e n t o r by w r itt e n a ppli c a t i o n o f t w e n ty (20) m e mb e r s o f th e C lu b i n g o o d sta n di n g . T h e S e c r e t a r y sh a ll p o s t th e a g e n d a t e n ( 10) d a y s p r i o r t o th e m e e t i n g .

Se c t i o n 3 : A n n u a l B o a r d M e e t i n g

Sh a ll imm e di a t e ly f o l l o w th e A n n u a l M e m b e r s ' M e e ti n g f o r th e p u r p o s e o f e l e c t i n g O ffi c e r s

  • f th e B o a r d

.

S e c t i o n 4 : R e gu l a r B o a r d M e e t i n g s

Sh a ll b e h e l d a s n e e d e d a n d a r e o p e n t o a ll m e m b e r s .

S e c t i o n 5 : Sp e c i a l B o a r d M e e ti n g s

M a y b e c a ll e d by th e P r e s id e n t o r a t th e r e q u e s t o f fo u r (4) D i r e c t o r s . N o m e mb e r s a ll o w e d .

S e c t i o n 6 : A dditi o n a l M e et i n g s

Sh a ll b e c a l l e d by th e P r e si d e n t w h e n n e c e s s a r y A l l b u si n e s s m e e t i n g s o f t h e C lu b sh a ll b e

.

a n n o u n c e d 30 d a y s i n a d v a n c e o f th e m e e t i n g s . A simp l e m aj o r it y v o te i s r e q u i r e d f o r

a pp r o v al o f a n y tr a n s a c ti o n .

S e c ti o n 7 : O r d e r o f B u s

  • A t th R e gu l a ruBno isaeniptepi so snms , 'u it n g n o r roe rpdo er rt , or of lCl ocma lml , it tedeisn, elaencdti o n o f

A . A t t h e A n n u a l M m b e r s m e et i g th e r e s h a ll b e c a ll t o r e a g

di p i t r o v e d , ,

s o s i o n o f mi n u t e s r e p o r t o f O ffi c e r s

  • p e n D i r e c t o r p n fi n i sh e d b u si n e s s n e u s i n e s s a n d a dj o u r n m e n t .

w b

,

B e o a r d e e s th e r e sh al l b e c a ll t o d e r r e a di n g a n d di sp o siti o n o f

,

m in u t e s r ep o r t o f O fif c e r s r ep o r t o f C o m mi tte e s u n if n i s h e d b u sin e s s n e w b u s i n e s s an d

, , , ,

a dj o u r n m e n t .

P a g e PAGE5 o f NUMPAGES6

Se c ti o n 8 : Qu o r u m s

A . A h e n u a l M e m b e r s ' M e e t i n g a m i n im u m o f f o r t y (4 0) m e m b e r s o f t h e C l u b i n

t t A n

p e r s o n sh a ll c o n st it u te a qu o r u m .

  • A t r e gu l a r B o a r d m e e tin g s f o u r (4) D i r e c t o r s in p e r s o n o r by t e l e c o n f e r en c e sh a ll

B

,

c o n s t it u t e a qu o r u m .

S e c t i o n 9 : P a r li a m e n ta r y R u l e s

R o b e r ' s R u l e s o f O r d e r w il l g o v e r n th e p r o c e e di n g s o f th e C l u b .

t

A r t i c l e V I I : C o mm i t t e e s

S e c t i o n 1: C o mm itt e e M e mb e r s

C o mm it te e m em b e r s sh a ll b e m e mb e r s i n g o o d st a n di n g o f th e C lu b .

S e c ti o n 2 : C o m m itt e e s

A ll C o mm itt e e s (e x c e p t th e N o m i n a t i n g C o m mi tte e) L i a i s o n s a n d L e a d e r s sh a l l b e

, ,

a pp o i n t e d by th e i n c o mi n g P r e si d e n t o f th e C lu b a n d r e p o r t di r e c t ly t o th e B o a r d .

T h e N o m i n a ti n g C o m m itt e e i s n a m e d b y t h e B o a r d p e r A r ti c l e IV : B o a r d o f D i r e c t o r s

, ,

S e c ti o n 1 - 4 a n d sh a ll b e r e s p o n s ibl e f o r n o m i n a ti n g D i r e c to r s a t t h e A n n u al M e m b e r s '

,

M e e ti n g t o s e r v e o n th e B o a r d .

A r it c l e V I I I : A m e n d m e n t s

T h e s e B y - l a w s m a y b e a m e n d e d by t w o - th i r d s v o t e o f t h e C l u b m e mb e r s p r e s e n t a n d i n g o o d

s t a n di n g a t a M e mb e r s ' m e e t i n g c a l l e d f o r th e p u rp o s e o f am e n di n g t h e B y - l a w s . A n y

am e n dm e n t p r o p o s e d by a m e mb e r m u st b e a c c o m p a n i e d w i th 2 0 sign a t u r e s rf o m m e mb e r s i n

g o o d sta n di n g a n d p r e s e n t e d to t h e B o a r d o f D i r e c t o r s 60 da y s p r i o r t o t h e A n n u a l M e m b e r s '

M e e ti n g .

Sig n e d t hi s 2 ^ ^ d a y o f D e c em b e r 2020 by M a r i e K n o w lto n P r e sid e n t T im b e r Pi n e s P i ckl e b a l l

, , , ,

C lu b

M a r i e K n o w lt o n "P r e s i d e n t T PP C /

, , P a ge PAGE6 o f NUMPAGES6